Nous recherchons votre correspondant

Si l’open space ne vous a pas tué, attention à votre boîte de courrier électronique. Le Ying et le Yang pour vos courriels deviennent le flux et le stock.

Dans un monde connecté, on attend de nous que nous répondions immédiatement. Les sollicitations trop nombreuses imposent souvent une priorisation. L’appel téléphonique pour l’urgence, le sms pour l’instantané et le courriel pour le reste.

Phone and webmail

Je souhaite m’entretenir 30 minutes avec un responsable informatique d’ici la fin de la semaine. Je lui demande un créneau par mail en raison de mon impossibilité à en trouver un dans son agenda. Avec 10 jours de délai, je ne doute pas qu’il me réponde. Je le croise samedi à un cocktail,  j’en profite pour l’interpeller suite à 3 jours sans retour de sa part. Il me dit « Il ne faut pas m’envoyer de mail. J’en ai tellement que je ne peux pas les traiter. Et quand ils sont trop vieux je les jette. N’hésite pas à m’appeler ou me contacter par messagerie instantanée ». Aïe, s’il passe son temps en réunion (conséquence française de sa fonction), le problème me semble insoluble selon sa méthode.

Grandement inspiré de Getting Things Done de David Allen, voici mes 5 conseils pour reprendre le contrôle de vôtre boîte de réception :

  1. Ne regardez pas constamment vos courriel, seulement sur des périodes choisies dans votre emploi tu temps. La gestion du temps au service de vos courriels.
  2. Si traiter le traiter (le lire et y répondre) prend moins de 2 minutes, traitez le immédiatement. Ce qui est fait n’est plus à faire.
  3. Si le courriel est informatif en mode « si jamais, ou au cas où, mail de couverture en cas de complication », rangez-le immédiatement dans un dossier. Vous pouvez utiliser la méthode de la lecture rapide pour capter l’essence du courriel à savoir ce n’est pas important. On met de côté ce qui n’est pas indispensable.
  4. Utilisez des catégories pour les courriels qui restent à traiter : « a lire », « à faire ». De l’ordre pour un traitement à venir plus efficace.
  5. Si au bout d’une semaine vous n’avez toujours pas lu les « à lire » alor archivés-les, cela relevait de point #3. On répète les étapes de la méthode.

L’accumulation de courriels dresse devant vous une montagne qui semble insurmontable. En ayant une boîte de réception modérée (ma limite est 40 courriels), vous restez dans le rythme, vous êtes plus à même d’être réactif et de vous concentrer sur les sujets « importants » ou « urgents ».

Dois-je envoyer cet article au responsable informatique avec qui je ne suis pas près de m’entretenir de si tôt ?

 

Guillaume

 

Soyez méthode-hic

Dans le film « In the air », Georges Clooney joue le rôle de Ryan Bingham, un spécialiste du licenciement qui est aussi conférencier. Il expose une méthode autour de la simplicité, sobriété et du détachement.

In the Air conférence

 

La méthode « miracle » qui simplifie la vie de monsieur et madame tout le monde tout en faisant la fortune de l’auteur est à considérer. Chaque méthode apporte des éléments intéressants qui peuvent vous convenir. A l’inverse des méthodes de régime alimentaire, on peut prendre que certains morceaux. Avec ces briques élémentaires, à nous de construire notre propre mur.

De la même façon, mon coaching se base sur un ensemble de techniques, d’outils que j’ai pu expérimenter, m’approprier et maîtriser. La démarche d’amélioration étant continue,  je persisterai dans mon exploration de différentes méthodes qui se présenteront à moi.

Je vous propose de partager les 5 méthodes qui m’ont le plus marqué et qui peuvent aussi transformer votre vie :

  1. Getting things done de David Allen. Depuis je n’ai plus que 40 mails maximum dans ma boîte de réception et j’ai repris définitivement le contrôle du temps.
  2. La semaine de 4 heures de Tim Ferris. Ce livre m’a aidé à identifier mes zones de propre valeur ajoutée afin de sous-traitrer les autres. Je me concentre sur mon essentiel.
  3. 3 kifs par jour de Florence Servan-Schreiber. Je prends mieux conscience des moments plaisants. Nous les célébrons une fois par semaine en famille, chaque membre évoquant son plaisir de la semaine. Il n’y a pas besoin d’extra-ordinaire pour être heureux.
  4. 21 jours pour arrêter de râler sur ses enfants et son conjoint de Christine Lewicky. J’accueille les paroles de mon entourage avec plus de bienveillance.
  5. Le pouvoir des introvertis de Susan Cain. Les introvertis ne sont pas ceux que l’on croit. En effectuant le test d’évaluation, j’ai mieux compris certains de mes comportements dont je n’étais pas forcément conscient. La vidéo de Susan Cain est dans le top 10 des vidéos TED les plus vues.

     

N’hésitez pas à essayer à explorer de nouvelles idées et essayer de nouvelles méthodes. Il n’y a pas de vérité absolue car nous sommes tous différents. Échangez avec votre conjoint(e) et vos amis proches, les possibilité de changement positif sont nombreuses.  A nous de jouer pour notre propre développement personnel.

 

Guillaume